In den meisten öffentlichen Ausschreibungen werden Informationen zum formellen Schreiben verlangt. Die Schreibrichtlinien des Präsidialamtes der Republik wurden mit dem Ziel erstellt, die offizielle schriftliche Kommunikation der Staatsgewalten zu vereinheitlichen und Regeln für den Sprachgebrauch bei Verwaltungshandlungen festzulegen. Ziel ist es außerdem, die richtigen Regeln für die Vorbereitung von Nachrichten zu standardisieren.
Was steht im offiziellen Schreibhandbuch?
Das Handbuch macht deutlich, dass offizielles Schreiben durch Unpersönlichkeit, Verwendung kultureller Sprachstandards, Klarheit, Prägnanz, Formalität und Einheitlichkeit gekennzeichnet sein muss. Diese Merkmale ergeben sich aus der Verfassung, die in Artikel 37 regelt:
„Die direkte, indirekte oder grundlegende öffentliche Verwaltung jeder Macht der Union, jedes Staates, jedes Bundesbezirks und jeder Gemeinde muss den Grundsätzen der Legalität, Unpersönlichkeit, Moral, Öffentlichkeit und Effizienz entsprechen. (…)“.
Daher müssen ein normativer Akt und eine offizielle Kommunikation in jeglicher Form Transparenz in der Bedeutung sowie Klarheit aufweisen: eine Anforderung der Rechtsstaatlichkeit selbst. Gesetzestexte, die Bürger nicht verstehen, werden nicht akzeptiert. Es existiert definitiv Klarheit und Zusammenhalt. Wenn es nicht persönlich sein kann, muss es immer mit Pronomen der dritten Person Singular/Plural oder der ersten Person Plural geschrieben werden.
Form der Kommunikation
Fähigkeit
Mitteilungen, die speziell zur Abwicklung offizieller Angelegenheiten zwischen Behörden der öffentlichen Verwaltung oder an Einzelpersonen herausgegeben werden.
Memo
Kommunikationsmodalitäten zwischen Verwaltungseinheiten innerhalb derselben Behörde, die hierarchisch auf derselben Ebene oder auf verschiedenen Ebenen angesiedelt sein können. Es handelt sich also um eine Form der internen Kommunikation.
Kriterien, die beide Inhalte erfüllen müssen
1. Dateityp und -nummer: gefolgt vom Akronym der Stelle, die es herausgegeben hat, zum Beispiel: Mem.123/2002-MF, Of.123/2002-MME;
2. Lokale Daten: signiert, durchgehend rechtsbündig;
3. Betreff: Inhaltszusammenfassung;
4. Empfänger: Name und Titel der Person, an die die Nachricht gerichtet ist Kommunikation. Bei Briefen muss zusätzlich die Adresse angegeben werden;
5. Text: In diesem Fall handelt es sich nicht nur um die Weiterleitung eines Dokuments, die Datei muss die Struktur enthalten:
- Einleitung, die einem einleitenden Absatz entspricht, in dem die wichtigsten Punkte dargelegt werden, die die Kommunikation motivieren;
- Entwicklung, in der das Thema detailliert beschrieben wird. Wenn der Text mehr als eine Idee zu dem Thema enthält, sollten diese in separaten Absätzen besprochen werden, was der Darstellung mehr Klarheit verleiht;
- Schlussfolgerung, in der die empfohlene Position zum Thema bekräftigt oder neu formuliert wird.
Textabsätze sollten nummeriert werden, es sei denn, sie sind in Elemente oder Überschriften und Zwischenüberschriften unterteilt.
6. Abschluss: zeigt an, dass die Korrespondenz beendet ist;
7. Unterschrift des Autors: Kommunikation;
8. Identifizieren Sie den Unterzeichner: Absenderidentifikation.
Textlayout
Quelle
Es muss die Schriftgröße Times New Roman 12 verwendet werden. Text im Allgemeinen 11 in Zitaten und 10 in Fußnoten.
Symbol
Wann Symbol Die Schriftart Times New Roman ist nicht verfügbar. Sie können die Schriftarten Symbol und Wingdings verwenden.
Seitenzahl
Ab der zweiten Seite müssen Seitenzahlen angegeben werden.
Gespiegelte Ränder
Formelle Briefe, Memos und Anhänge können auf beiden Seiten des Papiers gedruckt werden. In diesem Fall werden die linken und rechten Randabstände auf geraden Seiten vertauscht („Spiegelränder“).
Marge
Der Anfang jedes Textabsatzes sollte 2,5 cm vom linken Rand entfernt sein. Der am linken Seitenrand vorgesehene Bereich ist mindestens 3 cm breit. Der für den rechten Seitenrand vorgesehene Bereich beträgt 1,5 cm.
Distanz
Zwischen den Zeilen sollte ein einfacher Abstand und nach jedem Absatz oder jeder Leerzeile ein Abstand von 6 Punkten verwendet werden.
Missbrauchen Sie die Formatierung nicht
Das kann es nicht geben Missbrauch ist nicht die Verwendung von FettdruckKursivschrift, Unterstreichung, Großbuchstaben, Schatten, Schatten, Reliefs, Ränder oder andere Formen der Formatierung, die die Eleganz und Nüchternheit des Dokuments beeinflussen.
Druckfarbe
Der Text muss auf schwarz-weißem Papier gedruckt werden. Der Farbdruck ist nur für Grafiken und Illustrationen vorgesehen.
Papiertyp, auf dem gedruckt werden soll
Alle Arten von Legal-Standard-Dokumenten müssen auf Papier im A4-Format (29,7 x 21 cm) gedruckt werden.
Textdatei
Es sollten möglichst alle vorbereiteten Unterlagen vorhanden sein Textdatei zur späteren Einsichtnahme oder Nutzung von Angeboten für ähnliche Fälle gespeichert.
Nama-Datei formatieren
Um die Suche zu erleichtern, sollte der Dateiname wie folgt gebildet werden: Dokumenttyp + Dokumentnummer + Inhaltsschlüsselwort.
Von Tao Consult
